L'autenticazione di firma consiste nell'attestazione da parte del dipendente addetto a ricevere la documentazione, notaio, cancelliere, segretario comunale o funzionario incaricato dal Sindaco, che la firma è stata apposta in sua presenza dall'interessato, previa sua identificazione.

Il funzionario incaricato presso l'Ufficio Anagrafe può autenticare solamente le sottoscrizioni apposte in calce a:

• Istanze (cioè domande, richieste) e dichiarazioni sostitutive di atto di notorietà presentate per la riscossione di benefici economici da parte di terzi (es. deleghe alla riscossione);
• Istanze e dichiarazioni sostitutive dell'atto notorio presentate ai privati (es. banche, assicurazioni)

Non è invece possibile autenticare le sottoscrizioni apposte in calce a:

• Dichiarazioni d'impegno e di volontà
• Accettazioni o rinunce d'incarico
• Procure (comunque siano denominati, sono atti con cui l'interessato conferisce ad altri soggetti il potere di agire in nome e per proprio conto)
• Deleghe
• Dichiarazioni future
• Scritture private e meri rapporti tra privati
• Dichiarazioni a contenuto negoziale regolate dal codice civile
• Fogli in bianco o parzialmente in bianco (mancanti di parti sostanziali).

In tali casi sarà necessario rivolgersi ad un notaio.

Al fine dell'identificazione da parte dell'ufficio, occorre essere muniti di un documento di identità .

L'autenticazione sconta l'imposta di bollo ai sensi di Legge, salvo che ne venga prevista l'esenzione da una particolare norma esentativa.

Casi particolari: 

• per i minorenni, la firma deve essere apposta da chi esercita la potestà o dal tutore;
• per gli interdetti, la firma deve essere apposta dal tutore;
• per chi non sa o non può firmare, il pubblico ufficiale ne dà atto previo accertamento dell’identità del dichiarante;
• se il dichiarante non è in grado di firmare, è sufficiente che apponga un segno di croce sul documento
• se il dichiarante, capace di intendere e di volere, ha una impossibilità fisica alla firma (tutto quanto rientra nell'incapacità fisico/materiale di reggere una penna), al posto della firma si scriverà "impossibilitato alla firma per incapacità fisica" e poi procederà all'autenticazione; in questo caso comunque il richiedente, pur non riuscendo ad apporre dei segni grafici in calce al documento, manifesta con le parole o con i gesti la propria volontà alla sottoscrizione;
• se il dichiarante, oltre a non essere in grado di firmare il documento, non è in grado di manifestare una propria volontà per incapacità di intendere e di volere, non si potrà procedere ad alcuna autenticazione di sottoscrizione. Se i congiunti si trovassero quindi nell'impossibilità, a causa della mancanza del documento con sottoscrizione autenticata, di presentare istanze nell'interesse dell'incapace, se l'incapacità non è temporanea sarà necessario che adottino le procedure di legge previste per la nomina di Amministratori di sostegno o tutori.